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Si votre entreprise est en pleine expansion, il est probable que des modifications soient apportées à votre bureau physique.

Vous êtes en bonne compagnie.

Selon Statistique Canada, les dépenses commerciales ont augmenté de 2,6% pour atteindre 7,4 milliards de dollars au troisième trimestre de 2017, en raison principalement de la hausse des investissements dans la construction d’immeubles de bureaux. Alors que les mouvements commerciaux sont à la hausse, peu d’entreprises ont une stratégie de relocalisation documentée.

De nombreux nouveaux clients nous disent que leur expérience de déménagement précédente était marquée par une mauvaise communication, ce qui entraînait souvent des boîtes mal acheminées, des objets perdus et un stress excessif.

Alors, comment votre bureau peut-il éviter ces pièges?

Votre projet de relocalisation nécessite une orientation stratégique. Pour aider à réduire le stress et à assurer une transition en douceur pour les employés et l’entreprise, voici un aperçu de ce que devrait être une stratégie de réinstallation efficace:

Réponses aux questions clés

Déplacer votre entreprise sans une stratégie documentée, c’est comme conduire dans un endroit où vous n’êtes jamais allé, sans instructions. Cela gaspille du temps, de l’énergie et de l’argent. Toute question portant sur les nombres, y compris le nombre d’employés qui déménagent, le nombre de boîtes de déménagement nécessaires, les dates clés, les délais et le dénombrement des stocks sont des exemples probants de ce qui affectera votre déménagement à venir.

Avantages personnels et commerciaux

Une stratégie est aussi bonne qu’elle est exécutable. Mais les gens sont moins préoccupés par le comment s’ils ne croient pas au pourquoi. Les convertis aideront votre stratégie à réussir. Une fois que la majorité aura l’idée de déménager, il sera beaucoup plus facile de les motiver à suivre un plan d’action. Nous croyons que la meilleure façon d’obtenir et de garder des personnes à bord est de les impliquer dans le processus dès le début. Commencez par expliquer les avantages personnels et professionnels d’un nouvel espace de bureau. Reliez la délocalisation à des objectifs personnels et à l’échelle de l’entreprise, qui intéressent vos employés. Cela les mettra de bonne humeur à propos du déménagement et prêt à exécuter votre stratégie.

Soutien aux employés

Déterminez la participation de vos employés à la préparation du bureau pour le jour du déménagement et les informations dont ils auront besoin pour réussir. Ensuite, décidez de la meilleure façon de communiquer avec eux lors de la relocalisation de votre bureau. Pour réduire le stress associé au déménagement, demandez aux responsables d’évaluer les besoins individuels de leurs employés et de réagir de la manière la plus proactive possible. Les employés qui ont une famille, par exemple, auront des problèmes différents de ceux des jeunes célibataires ou des retraités proches. Toutes les préoccupations sont égales et méritent votre temps et votre attention. Offrir des opportunités au personnel pour poser des questions et obtenir plus d’informations. Apportez vos déménageurs de bureau pour répondre à toutes les questions pratiques sur la relocalisation. Selon la portée de votre déménagement, vous souhaitez également fournir des forfaits de réinstallation du personnel.

Une chronologie

Lorsque vous planifiez un calendrier pour votre déménagement, tenez compte de vos besoins opérationnels. Prévoyez de déménager pendant votre période la moins occupée de l’année. Si cela n’est pas possible, vous pouvez toujours réduire les perturbations de votre flux de travail quotidien en systématisant votre processus d’emballage et en vous préparant correctement à un déménagement. Une fois votre réinstallation confirmée, il ne faut jamais commencer à planifier.

Jalons

Divisez un projet complexe en petites parties faciles à gérer. Ceci est nécessaire pour le déplacement multiphase, où vous aurez besoin d’un plan complet pour couvrir tout le cycle de vie du projet. Mais les petits projets peuvent également bénéficier d’un tel plan de travail. Précisez qui et quoi va bouger à chaque étape en fonction de vos objectifs commerciaux, de vos calendriers de construction, etc.

Un plan de communication

Engagez tout le monde, du personnel et des partenaires, aux clients et au grand public afin qu’ils se sentent personnellement investis dans votre réinstallation. L’élaboration d’un plan de communication à l’avance permettra à la direction de préparer des communications professionnelles et approfondies qui garantiront que tout le monde comprend ses rôles, ses responsabilités et ses responsabilités de manière opportune sans les accabler. Nous vous recommandons de communiquer un déménagement au bureau avec une variété d’outils pour garder les gens engagés.

Un plan de conception

Effectuer plusieurs visites pour évaluer le nouveau bureau avec des planificateurs et des concepteurs de l’espace. Passez en revue vos actifs actuels, de la technologie au mobilier. Ensuite, décidez de ce qui va bouger de votre bureau actuel, de ce qui doit être acheté et de l’endroit où tout ira dans le nouvel emplacement. Le plan d’étage et la disposition constituent un élément clé d’une stratégie de déménagement efficace.

Listes de contrôle

Les listes de contrôle vous aident à préparer et à exécuter votre déménagement sans problème. Nous ne saurions trop insister sur l’importance de cet outil simple mais puissant dans le cadre d’une stratégie de relocalisation réussie.

Buts

Consulter tous les départements pour évaluer et consigner leurs besoins. Ensuite, formez un groupe de travail en mouvement avec des ressources humaines, du marketing, de l’informatique et des finances. Représenter toute votre organisation pour travailler comme un groupe cohérent.

Critères de mesure

Déterminez comment vous allez mesurer le succès de votre déménagement. Méthodes d’évaluation de la performance de l’entreprise, de la communication, des coûts et de l’emploi